近年来，随着人民生活水平的提高，人们对住宅质量提出更高的要求，在此前提下，我 国各地涌现出了一些运用现代的计算机、控制与通信技术的智能化住宅小区。但是许多智能化住宅小区都存在搭好了平台却没有智能化的软件在上面运行的情况，或者说缺少现代化的管理手段。智能化住宅小区开始建设的同时应该遵循“管理是保障”的原则，没有高质量的住宅小区智能化管理，就不可能充分发挥住宅小区智能化的功能效果。科学高 效的管理是智能化的真正内涵，简单的硬件拼凑对于智能小区的实际应用是缺少实际意义的。为此，作为智能化住宅小 区的实际管理者——物业管理公司应该运用现代化的计算机管理手段，使物业的硬件管理结合软件管理，为物业管理走向 现代化、制度化与规范化创造条件。
物业管软件的设计从低到高有三个层次：第一个层次为单项数据处理，模仿手工管理方式，多用于简单的事务性工作，这是目前国内大多数物业管理公司计算机应用水平；第二个层次是数据综合处理，此时计算机应用呈现网络化和实时处理特点，已经具备部分提高物业管理效率的特点；第三个层次则是管理信息系统，此时信息论、控制论、系统工程等优化理论在软件程序中得以运用，计算机网络和数据库的建立，使计算机由管理某个单一系统发展成全面的管理系统。系统集成能力的高低和决策分析功能成为衡量此阶段物业管理软件水平的依据。
1、物业管理软件的构成
一个好的物业管理软件，应构建在一个好的网络、数据库、程序语言和操作系统平台上。
物业管理软件采用Intranet技术，Intranet技术是在Internet和Client/Server模式下发展起来的系统，采用Intranet作为小区内部信息网络。
各部门内的微机均通过网络连接到服务器上，其客户端软件以客户／服务器C／S模式开发，能为小区内部不同职能部门的合作提供服务，包括文件共享、数据共享等。
客户／服务器Client/Server是近年来迅速发展的分布式信息处理体系结构。客户／服务器体系把信息处理过程分成几个部分，并把它分 配到整个计算机网络上，使信息处理过程能最佳地利用计算机的系统资源。在物业管理系统中，为了避免多个用户同时对 同一数据进行操作，减少系统开销，尽可能地少耗用网络资源，系统采用客户、服务器结构。
由于在客户／服务器 结构中，前台应用程序并不直接对数据库文件进行操作，必须通过服务器上的数据库引擎来实现，而操纵这些数据库管理 系统最简单的方法就是使用ODBC，通过ODBC打开前台应用程序与后台数据库管理系统的通道，然后使用由ODBC API提供的标准控制函数对服务器上的数据库进行维护。
物业管理系统软件应该采用的是多层次Multiple-tier ODBC，这种方式下的驱动程序把命令传达给远程的服务器数据库引擎，并且把处理完的数据返回给前端的应用程序，其执 行效果比自行访问的单一层次ODBC驱动程序要好，可以大大降低服务器的占用时间。
小区住户运行浏览器，如PWS、IE，以B/S方式连入小区内部网，浏览器自动下载客户端JAVA小程序，住户即可轻轻松松享受小区的服务与娱乐，又大大减少了软件维护和升级的费用。
服务器系统：Windows NT Server4.0、Internet Information Server
客户机：Windows98、Windows95、IE5．0
开发软件：推荐采用VB5．0、VC或DELPHI4等通用先进的开发语言
软件采用客户／服务器分布式信息处理体系。在客户／服务器配置中，数据库引擎和应用程序所需要的 数据都驻留在网络服务器上。工作站是以SQL语句的形式向数据库服务器发出高级请求。SQL是发送给数据库并要求数据库 操作其数据的指令，可与多种数据库相兼容，即服务器可适用多种数据库。考虑到价格因素，推举采用ACCESS数据库，也 可以采用其它具备ODBC接口的通用大型数据库。
2、物业管理软件的功能
广义的物业管理软件设计应该覆盖物 业管理公司的整个办公自动化系统，它除了包含传统的资料维护、财产管理、入住装修管理、维修管理、人事管理、财务管 理等功能以外，还应该包括物业管理公司下属的保安部门的安防监控系统软件和应用于社区内部局域网上的Web网站软件。
狭义的管理包含传统的资料维护、财产管理、入住装修管理、维修管理、人事管理、财务管理等功能。下 面具体说明各模块软件功能：
2．1资料维护
初始化物业管理的必需基本数据，如发展商资料，物业基 本资料，房屋基本资料，业主资料，管理员资料，操作员资料等。这些是运行此物业管理软件的前提条件。可以在此项目 中查找、添加、修改、浏览和打印相应的基本资料。
2．2 物业财产管理
包括房产、设备、道路、卫生绿化、停车管理等。
2．2．1 房产管理
a、其中提供了房产住户明细表，可以方便地查找打印房号所对应的住户详细信息，包括户主的照片，并可加以编辑修改和统计查询。使本来工作量相当大且繁琐的资料登记和存档工作变得极为方便，并可对大量资料及时进行分类、加工处理、保存和传递。
b、钥匙管理。对住户入住钥匙的领取管理，查询和统计。
c、装修管理。包括住户装修申请管理，小区内房屋装修状况的统计查询。
d、交接管理。包括接管验收资料的录入整理、分类建档及查询管理。
2．2．2 设备管理
包括对安全防范设备、卫生绿化设备、水电气油设备和通讯网络设备等的资料维护及维护记录的管理。
2．2．3 道路管理
对小区内各主干通道、辅助通道和重要的分支通道进行管理。
2．2．4 卫生绿化
小区内卫生绿化情况的安排和管理。
2．2．5 停车管理
小区内停车场车位管理和进出车量的登记及停车收费的管理统计等。
2．3 入住管理
业主入住登记管理入住基本资料、入住户内验收、打印入住正式通知单、住户家庭资料录入、房产资料查询。
2．4 人事管理
小区管理人员、居住人员、保安纠察的人事档案及相关资料的管理。
2．5 财务管理
2．5．1 提供水电费、物业管理费的单价设置，水电费抄表输入、收费管理，物业管理费的收取和查询管理，特约服务、罚款没收管理，工作人员工资的查询管理。
2．5．2 只需输入相应的数据既可自动计算出用户的应缴费用，并自动打印出收费单据，并可以E-MAIL形式给住户发出收费通 知单、催款单。对财务数据可进行统计对比，通过财务核算、财务分析为管理者提供公司的资金运营状况，使管理者 及时了解小区物业管理中各项有关业务的收支状况，为其科学决策提供重要依据。
2．5．3 对可收费超时期限进行设置，当有住户未能按时缴纳费用时，系统会自动弹出对话框发出报警，并将超时住户资料列出。这使得收费管理和查询非常方便，免除了管理人员的大量重复繁琐的手工查找和计算过程。
2．6 保卫治安
对小区内保安的巡逻巡更、投拆上访、事件处理进行管理。
2．7 维修管理
2．7．1 包括房屋建筑设备和小区公共设施的维修管理。房屋建筑设备管理中根据住户维修委托书填写维修项目，并登记维修所用的材料及相应费用的收取。公共设施管理中对电梯等公共设施的维修保养记录进行资料管理。
2．7．2 对设备和公共设施的检测维修定期查询统计，对比各种数据，可及时进行维护修缮，采取有效措施，对易发生问题的重 要设备建立检修档案，定期强制更换部件和保养，做到防患于未然。
2．8 综合查询
综合资料的统计查询，包括小区资料、小区地图、楼群查询、娱乐设施、卫生保健、办公设施、公共设备、公共物产以及财务和人事情况的查询。
2．9 系统工具
2．9．1 包括数据的备份、恢复，操作员的更换、添加、权限的设置。
2．9．2 为考虑到系统的安全性，提供了多级权限设置控制功能，可自定义使用权限和密码，系统会自动跟踪、记录所有报警和违规操作记录。
2．9．3 系统可进行所要数据的备份，以便系统数据的安全恢复。
2．10 办公工具
系统应具备日志管理等办公工具，可以用于会议召开、任务分派、日记记录以及自动产生设备维护、费 用交纳等工作，大大提高物业管理人员日常工作效率。
狭义的物业管理软件模块设计是参照全国优秀物业管理小区的物业管理流程制定的，可以针对不同岗位单独使用，各个模块之间又共享一个数据库，可以实现数据共享。