通常，物业管理招标机构的主要职责是：编制招标章程和招标文件；组织投标、开标、评标和定标；组织与中标者签订合同。招标机构的设立有两种途径：一是招标人自行组织成立招标机构；二是招标人委托招标代理机构招标。
(一)自行设立招标机构
根据物业管理项目招标主体的不同，分为开发商自行招标和小业主自行招标。
(1)开发商自行招标
开发商自行招标是指开发商通过在其所在单位的董事会下设专门招标委员会或小组进行招标。
(2)小业主自行招标
所谓小业主是指相对于大业主(即开发商)而言的房屋产权人。由于通常情况下小业主数量都很大，且没有严格的组织，因此，往往是由业主委员会代表小业主组织招标。
(二)委托招标代理机构招标
招标代理机构是专门从事招标代理业务的社会中介组织。招标代理机构与其他非常设招标机构的区别之一便是招标代理机构中的技术部门其主要工作人员都采用合同制定编，而不是像非常设的招标机构那样采用临时外聘制度。招标代理机构与编制招标文件和评标所需的各种技术、经济专家建立长期的合同关系，从而形成专业能力强大的专家库。专家库的规模和质量往往成为评定招标代理机构等级的重要依据。
然而，需要指出的是，尽管招标代理机构全权代理招标人的招标工作，但是招标代理机构并非是招标活动的最高权力机构。招标代理机构在评标后，向招标人提交评标报告和中标候选人名单，由招标人自行进行最终裁标，招标代理机构无权强制要求招标人接受中标推荐。完成代理招标工作后，招标代理机构向委托招标人收取一定的服务费或佣金。