记者会一般分正式和非正式两种,正式的记者会程序比较严谨,非正式的记者会形式则较为轻松灵活,如以茶话会或冷餐会的形式进行。无论何种形式的记者会,参加者都要注意自己的身份,表现出良好的礼仪。
担任记者会的工作人员,首先应热烈欢迎来宾,惠赐名片,要向来宾介绍自己及活动的主题、目的、流程和贵宾等。担任现场翻译的工作人员则需要先与主讲人进行演练,或事先熟悉一遍讲稿,这样才会有较好的表现。
不论担任何种角色,整体服装仪容的表现与口语的表达都应该比较正式。在服装方面,宜着正装,如穿裙子,则不宜过短,鞋子应有包头,不宜穿凉鞋或运动鞋,脸部应化淡妆,头发梳理整齐。
记者会的邀请函一般在五到七天前送达记者手中,到记者会举行前两天再以电话联络提醒。有关新闻部分,可以准备一份各媒体都适用的通稿材料供与会记者参考。记者会上则由主办方提供进一步的详情供各媒体根据自身特点采用。
参加记者会之前,要先把流程用心看一遍。有了初步的了解和体会后再参加会议。参加会议若要多认识一些与会者,则需提前约半小时到达,并且多携带一些名片,主动与人交往,才会容易与人接触,进而结识成为朋友。记者多半独来独往,要把握时间。
记者的提问通常十分直接而尖锐,尤其是最不想触及的问题,记者一定会打破沙锅问到底,因此对记者可能提出的各种问题要有充分的心理准备,记者期待直截了当的回答,而不是闪烁其词的答复。