6.4.4 文件发放人员保存《物业常规服务文件审批单》，说明现行文件的修改状态，利于管理。
6.5 常规服务文件作废流程
6.5.1若核查不适宜而需作废时，编制部门/人员需向审批部门/人员提请作废，并标注原因。
6.5.2作废实施
主管部门按照5.2.1条款将通过作废申请的常规服务文件传递给该文件的发放部门相关人员，由其依据《发文登记表》，收回所有原已下发的该作废文件。
6.5.3 作废受控文件的处置
a)发放新文件并及时收回失效或作废文件。标注作废标记，防止继续使用。
b)作废或失效文件若归档保存， 相关人员应在失效文件上标注作废标记，单独保存；若作废文件不归档，相关人员填写《档案销毁清单》，部门主管/经理审核后立即予以销毁。
6.6 常规服务文件管理要则
6.6.1 各部门负责人应妥善保存文件，注意保持整洁，不得擅自涂改、外借。
6.6.2 未经授权，公司任何人不得私自复印/打印受控文件。
6.6.4 文件使用中损坏、丢失，责任人应提交书面报告，经发放部门批准发放新文件。
7.0 附件
7.1 《物业常规服务文件清单》
7.2 《物业常规服务文件审批单》
7.3 《发文登记表》
7.4 《物业常规服务文件变更通知单》
7.5 《档案销毁清单》
物业常规服务文件清单
序号:
序号 发放号 文件名称 编号 备注
物业常规服务文件审批单
文件名称 编号
文件编写概述:编写负责人签字: 日期:
审核人/部门意见: 签名: 日期:
审批人/部门意见： 签名: 日期:
备注：
发文登记表
序号:
序号 文件名称 编号 分发号 发放部门 签收 日期 份数 备注
物业常规服务文件变更通知单
序号:
文件名称 编号
更改位置及原由:
更改后内容:受此影响引起的其他更改文件名称:
申请人: 日期:
审批人/部门意见： 签名: 日期:
备注：
档案销毁清单
序号:
序号 文件名称 编号 销毁日期 备注